以下內(nèi)容為新榜市場(chǎng)總監(jiān)李鐵男在活動(dòng)行線下沙龍「千人峰會(huì)的品牌與運(yùn)營(yíng)」的現(xiàn)場(chǎng)分享內(nèi)容整理,其中可能會(huì)有部分口語(yǔ)化表達(dá)。
做一個(gè)長(zhǎng)期主義者,每一場(chǎng)活動(dòng)都想辦法把整個(gè)觀眾體驗(yàn)、嘉賓的體驗(yàn),以及合作伙伴的體驗(yàn),做到極致。在不斷做的過(guò)程當(dāng)中去積累口碑,然后整個(gè)行業(yè)內(nèi)會(huì)形成一定的認(rèn)知,再經(jīng)過(guò)不斷輸出活動(dòng),不斷的和這群人通過(guò)活動(dòng)產(chǎn)生鏈接,慢慢地積累勢(shì)能,勢(shì)能積累起來(lái)之后,口碑、品牌就會(huì)慢慢起來(lái)。長(zhǎng)期主義+價(jià)值輸出+時(shí)間復(fù)利,你將解鎖一份刺激與歡喜。
活動(dòng)流程主要分為六個(gè)步驟!市場(chǎng)調(diào)研-活動(dòng)立項(xiàng)—活動(dòng)籌備—推廣&招募—活動(dòng)執(zhí)行—活動(dòng)復(fù)盤。
1、活動(dòng)目的
這是做活動(dòng)前最重要的一個(gè)問題,我為什么要做這個(gè)活動(dòng)?
提升影響力,強(qiáng)化品牌。
政策發(fā)布,比如今日頭條的生機(jī)大會(huì),快手的光合大會(huì)等。
會(huì)銷,會(huì)銷類的公司,因?yàn)轭l次比較高,一般有標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議流程,對(duì)參會(huì)人員有篩選,對(duì)會(huì)議的信息密度沒有嚴(yán)格要求,但強(qiáng)調(diào)氛圍的調(diào)動(dòng),有跟單機(jī)制,強(qiáng)調(diào)結(jié)果轉(zhuǎn)化,有KPI指標(biāo),重點(diǎn)推廣產(chǎn)品服務(wù)。
2、市場(chǎng)調(diào)研
這一塊相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單,既然做這個(gè)行業(yè)的活動(dòng),肯定本來(lái)就能觸達(dá)到這個(gè)行業(yè)的一些人群,那么可以通過(guò)面對(duì)面聊天,或者通過(guò)線上聊天,或者通過(guò)問卷調(diào)查,或者通過(guò)請(qǐng)教行業(yè)資深人士,或者看同行業(yè)的競(jìng)品活動(dòng),基本上可以解決你的困惑,大概能得出來(lái)結(jié)論,接下來(lái)可以驗(yàn)證下,這個(gè)時(shí)候整體活動(dòng)的方向就有了,可以按照你的計(jì)劃來(lái)推進(jìn)了。
3、確定邊界
想明白為什么要做這個(gè)活動(dòng),基本上心里邊大致的版圖就有了。
從現(xiàn)在的時(shí)間起,去倒推,大概這個(gè)活動(dòng)準(zhǔn)備周期需要多久,比如說(shuō)需要30天,從現(xiàn)在情況往后推30天,看是放在周中還是周末,是做半天還是全天,活動(dòng)類型,誰(shuí)來(lái)講?誰(shuí)來(lái)聽?這個(gè)活動(dòng)目的是怎樣的?基本上有一個(gè)大體的模糊的畫像,在這個(gè)時(shí)間沒有精準(zhǔn)的對(duì)接到個(gè)人,但是知道它大概有怎樣一個(gè)標(biāo)簽、知道大致通過(guò)什么樣的渠道能夠去觸達(dá)。
同時(shí)邊界很重要!它畫了一些方向,知道哪些東西可以用,哪些東西不能用。
①預(yù)算不一樣,整個(gè)的邊界完全是不一樣的。可能因?yàn)轭A(yù)算有限,有些場(chǎng)地就不會(huì)考慮,有些搭建方案也不會(huì)考慮,有些老師也不會(huì)考慮。
②人數(shù)和預(yù)算也是緊密相關(guān)的,做500人的活動(dòng)、1000人活動(dòng)、100人的活動(dòng),完全是不同的概念。
③時(shí)長(zhǎng)基本上就決定了嘉賓的數(shù)量。大家都比較熱衷于做下午場(chǎng)的活動(dòng),相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單,從下午2點(diǎn)開始到5點(diǎn)結(jié)束,3小時(shí)共計(jì)180分鐘,如果一個(gè)嘉賓25分鐘,總共150
分鐘,剩下30分鐘可以設(shè)置一個(gè)圓桌論壇,基本是6+1的環(huán)節(jié)設(shè)置,中間控場(chǎng)不用那么嚴(yán)格,這個(gè)根據(jù)嘉賓數(shù)量、時(shí)長(zhǎng)等因素靈活調(diào)整。
④場(chǎng)地,2019年比較特殊,7月到10月的很多大型的活動(dòng)不能舉辦,再加上今年過(guò)年比較早,1月25日初一,很多大型的活動(dòng)全部壓到年底,加上很多年會(huì)也在這個(gè)時(shí)間,就會(huì)把整個(gè)酒店的費(fèi)用拉高,往年可能提前兩個(gè)月去找酒店,今年必須要提前兩個(gè)月三個(gè)月甚至更長(zhǎng)時(shí)間!北京能容納千人的且交通比較方便的其實(shí)不多,可能是西邊便宜,南邊便宜,北邊和東邊貴。
場(chǎng)地要考慮的因素有:價(jià)格、面積大小、容納人數(shù)、層高(燈下)、交通便利、行動(dòng)路線、光線、有無(wú)柱子、以及配套設(shè)施(住宿、用餐等)
通過(guò)上面的分析,要做一個(gè)什么樣的活動(dòng),那么大致的框架就出來(lái)了,先把整個(gè)邊界定好,接著再細(xì)化,內(nèi)部還有一個(gè)溝通磨合的過(guò)程,不可能一開始把這些非常精準(zhǔn)化。
1、確認(rèn)主題
第一不要引起歧義,確保可以準(zhǔn)確傳達(dá)信息。
第二要突出活動(dòng)價(jià)值,給用戶帶來(lái)的價(jià)值,增加吸引力。
第三盡量結(jié)合當(dāng)下的熱點(diǎn),增加曝光度。
針對(duì)行業(yè)內(nèi)的活動(dòng),一般都只寫嘉賓的title,因?yàn)檫@個(gè)行業(yè)大家都知道他是誰(shuí),所以說(shuō)不用在活動(dòng)的板塊上再去說(shuō)這個(gè)嘉賓怎樣,做過(guò)什么。但是注意,跨行業(yè)的活動(dòng),需要寫嘉賓的介紹,因?yàn)橛^眾來(lái)自于不同行業(yè),也可能來(lái)自于五面八方,通過(guò)嘉賓的介紹來(lái)判斷嘉賓可能會(huì)講什么,借此確認(rèn)活動(dòng)是否是適合自己。
2、時(shí)間場(chǎng)地
一般場(chǎng)地是一個(gè)大場(chǎng)地,一個(gè)小場(chǎng)地,在這里大場(chǎng)地指的是哪個(gè)城市,小場(chǎng)地是具體地點(diǎn),比如確定12月底要在北京做一個(gè)活動(dòng),北京就是一個(gè)大場(chǎng)地,大場(chǎng)地可以滯后到什么時(shí)間?假如有很多外地的嘉賓來(lái)參與,會(huì)提前預(yù)訂機(jī)票,要提前半個(gè)月或者20天要把這個(gè)場(chǎng)地給確定死;假如活動(dòng)本身是在北京的人來(lái)參與的,活動(dòng)開始之前一周會(huì)給大家群發(fā)消息就OK了。
一般來(lái)講雙休日好過(guò)工作日,周六好過(guò)周日。但是也要考慮活動(dòng)的規(guī)模與影響力,不要放在周一,周一往往會(huì)議比較多,很難走開。
下午好于上午:盡量活動(dòng)不要上午辦,下午的活動(dòng)通過(guò)開場(chǎng)時(shí)間稍微往前延一點(diǎn),把結(jié)束的時(shí)間稍微往后延一點(diǎn),比如1點(diǎn)半開始一直到下午6點(diǎn),能容納的嘉賓和信息含量比較多,這樣效率更高,相對(duì)也節(jié)省費(fèi)用。
另外場(chǎng)地動(dòng)線在大型的活動(dòng)中是非常重要的,要從“小白”的用戶視野出發(fā),不要想當(dāng)然,要考慮到人流行進(jìn)方向、路線、擁堵節(jié)點(diǎn)以及展位間距、方向,要避免“冷清展位”(人流無(wú)法流動(dòng)過(guò)去的展位)。
會(huì)場(chǎng)最好是“后進(jìn)式”,屏幕和入場(chǎng)口不在同一側(cè),不要從前門進(jìn),避免觀眾橫穿遮擋視線,提前設(shè)置隔離欄,避免分散注意力。一般做的活動(dòng)比較多了之后,基本上看一眼這個(gè)場(chǎng)地,整個(gè)搭建方案就有了,就知道什么地方放簽到臺(tái)、什么地方放入場(chǎng)、什么地方放屏幕、什么地方放上下臺(tái)、什么地方放控臺(tái),基本上就相當(dāng)清楚。
3、確定關(guān)鍵傳播節(jié)點(diǎn)
假如1月份舉辦一場(chǎng)500人的活動(dòng),往前倒推,首先要確認(rèn)活動(dòng)是免費(fèi)還是收費(fèi),因?yàn)槊赓M(fèi)和收費(fèi)的到場(chǎng)率不一樣,要根據(jù)到場(chǎng)率去算,需要報(bào)名多少人,現(xiàn)場(chǎng)到多少人。根據(jù)目前手頭的資源,去倒推,比如說(shuō)活動(dòng)推一次能報(bào)60人,需要推五次,推5次的節(jié)點(diǎn)可能一周推兩次,可能一周推一次。一周推兩次,可能用不同的渠道,用公眾號(hào)推一次,用海報(bào)推一次,這樣傳播的節(jié)點(diǎn)基本上就出來(lái)了。再根據(jù)整個(gè)行業(yè)的一些大事件,比如說(shuō)雙11或者說(shuō)其他的能預(yù)測(cè)到一些節(jié)點(diǎn),不跟他們搶流量,把這些節(jié)點(diǎn)給錯(cuò)開。
物料是活動(dòng)對(duì)外宣傳物料,像海報(bào)、主視覺或者說(shuō)像嘉賓的背景,類似于傳播方面的一些物料。這些物料有利于去招募或者對(duì)外去做宣傳。
4、信息入口的問題
作為活動(dòng)負(fù)責(zé)人,剛開始要定主題、定框架、定基調(diào)、定邊界,在對(duì)外合作的時(shí)候,最怕遇到一件事同時(shí)好幾個(gè)人來(lái)對(duì)接。一般我們辦活動(dòng)首先會(huì)在群里邊立一個(gè)規(guī)矩:公司里邊指定一個(gè)總的負(fù)責(zé)人,他既是內(nèi)部信息匯總的節(jié)點(diǎn),也是外部信息的出口,保證所有的信息的入口和流出在公司內(nèi)部都有一個(gè)人,同時(shí)同步到群里和協(xié)同工具中,避免信息差。一場(chǎng)活動(dòng)需要團(tuán)隊(duì)協(xié)同,每個(gè)人具體來(lái)負(fù)責(zé)哪一塊,一般要形成文字,同步給各個(gè)合作方??傊謳茁罚魉酒渎?。
5、信息的協(xié)同和傳遞
這塊特別重要,特別是合作類的活動(dòng),比如多方主辦,并有政府的指導(dǎo)參與,這種活動(dòng)難度很高,建議一般一個(gè)活動(dòng),它的聯(lián)合主辦方不要超過(guò)三家,超過(guò)三家的話就是說(shuō)會(huì)特別麻煩,因?yàn)槊總€(gè)人對(duì)活動(dòng)的認(rèn)知與需求都不一樣,另外很多細(xì)節(jié)需要和多方確認(rèn),要在溝通環(huán)節(jié)消耗大量精力。
合作類的活動(dòng),盡量簡(jiǎn)化,在活動(dòng)開始的時(shí)間,要明確劃分好雙方的職責(zé),哪些東西,你有決定權(quán),哪些東西,我只是通知你,其它事我全權(quán)處理,不然到后邊肯定會(huì)出分歧,會(huì)牽涉大量的時(shí)間精力來(lái)處理這個(gè)事,這是外部。內(nèi)部的話也是同樣的一個(gè)邏輯, 比如嘉賓,特別是大會(huì),嘉賓總計(jì)超過(guò)三十幾位,嘉賓對(duì)接這塊可能是5到6個(gè)人,嘉賓是按照板塊來(lái)劃分,每個(gè)人對(duì)接幾個(gè)嘉賓,另外對(duì)接的嘉賓過(guò)程中,遵循一個(gè)原則“一路到底”,從一開始對(duì)接到最好,從最開始的邀約到最后的現(xiàn)場(chǎng)接待整個(gè)過(guò)程都由一個(gè)人來(lái)對(duì)接。
有些嘉賓不可能親自來(lái)對(duì)接,一般會(huì)由品牌負(fù)責(zé)人或者助理來(lái)對(duì)接,這里邊就會(huì)牽涉到一個(gè)信息的傳遞與協(xié)同。要借助一些工具來(lái)防止信息在傳遞過(guò)程中的衰減,比如石墨文檔、有道云筆記等,具體用哪個(gè)可以根據(jù)公司內(nèi)部情況選擇。
1、邀請(qǐng)清單
活動(dòng)主題定完之后,大家在一塊開個(gè)腦爆會(huì)議,然后就說(shuō)你認(rèn)為的嘉賓是誰(shuí)誰(shuí),每個(gè)人在黑板上寫,寫完之后用排除法,先做加法,后做減法,然后把不合適嘉賓全部排除掉,比如說(shuō)我來(lái)推薦這個(gè)嘉賓,我為什么推薦這個(gè)嘉賓?這個(gè)嘉賓好在哪一塊?今年做了哪些東西,哪一塊應(yīng)該講的特別好。
嘉賓模式就兩塊,一個(gè)是做得好,一個(gè)是講得好。
做得好的話,要有實(shí)際經(jīng)驗(yàn),因?yàn)樵趯?shí)際的過(guò)程當(dāng)中做過(guò)和沒做過(guò)是不一樣的。做過(guò)的話,能講出來(lái)有一些比較重要的細(xì)節(jié),但是可能會(huì)被別人忽視,那這樣的話對(duì)行業(yè)內(nèi)的人是有收獲感,也就是所謂的干貨。
有些嘉賓,雖然沒做過(guò),但是一直在行業(yè)內(nèi)深度觀察,表達(dá)能力特別好、氣場(chǎng)和節(jié)奏感特別好,在臺(tái)上講的特別好,但是這樣的人是少的。
還有一些人做的特別好,但是一到臺(tái)上就緊張,講不全或者講不好,根本表達(dá)不出來(lái),這種嘉賓的話,建議大家就不要邀請(qǐng)了,因?yàn)樗赡茏龅脑俸?,但是在臺(tái)上講不出來(lái)的話,實(shí)際上對(duì)臺(tái)下的觀眾是沒有收獲,現(xiàn)場(chǎng)的感覺也會(huì)比較尷尬。
嘉賓也可以簡(jiǎn)單分為干貨型嘉賓、流量型嘉賓,也有兩者兼而有之的,這個(gè)時(shí)候你賺大了,后期在環(huán)節(jié)的設(shè)置上,要注意組合搭配,避免一邊倒。
2、嘉賓邀約
要說(shuō)清楚這幾件事:
在什么地方做一個(gè)多少規(guī)模的活動(dòng), 這個(gè)活動(dòng)的時(shí)長(zhǎng)是多久?
有哪些嘉賓來(lái)參與?
同臺(tái)嘉賓是哪些?
站在嘉賓的角度來(lái)看這個(gè)活動(dòng)對(duì)他或者所在公司的價(jià)值是什么?
在邀請(qǐng)的過(guò)程中,一定要把這些東西表達(dá)清楚,做成PPT也好,做文字也好,傳遞給對(duì)方。
一些活動(dòng)在前期邀約嘉賓中,會(huì)寫一大堆特別大咖位的嘉賓,最后卻來(lái)不了,對(duì)于觀眾來(lái)說(shuō)體驗(yàn)特別不好,特別是賣票活動(dòng),可能觀眾來(lái)買票,就是沖著1到2個(gè)嘉賓,想聽他講,最后會(huì)發(fā)現(xiàn)想聽的兩個(gè)人壓根就沒來(lái),現(xiàn)場(chǎng)特別尷尬,后續(xù)還會(huì)因?yàn)檫@些會(huì)產(chǎn)生退票,或者其他不必要的麻煩,所以請(qǐng)務(wù)必在顯著位置注明擬邀。
3、嘉賓信息收集
邀請(qǐng)嘉賓一般會(huì)要嘉賓的簡(jiǎn)介,title、照片、成功案例、Demo。
關(guān)于嘉賓的Demo。Demo這塊很多嘉賓不一定能提供,但如果是一些干貨類收費(fèi)活動(dòng),特別是異地嘉賓,一般會(huì)讓他提供一個(gè)demo,提前商量一個(gè)選題,錄一個(gè)10分鐘視頻。通過(guò)視頻可以看到這個(gè)嘉賓形象、氣場(chǎng)、表達(dá)習(xí)慣、邏輯框架、語(yǔ)言節(jié)奏等,有一些整體了解并有助于后期判斷。
4、嘉賓PPT
①時(shí)間:嘉賓的PPT,截止時(shí)間一定要敲死。一定要把截止時(shí)間往前趕一趕,按照行業(yè)經(jīng)驗(yàn)來(lái)說(shuō),總有1-2個(gè)嘉賓的PPT姍姍來(lái)遲,要為后邊調(diào)整留下空間。
②版本:記住一定要編號(hào),養(yǎng)成好習(xí)慣,避免弄錯(cuò)版本。過(guò)渡版本一定要?jiǎng)h掉,因?yàn)橛行┛嘏_(tái)會(huì)把原來(lái)老的版本放上去,一般到這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)嘉賓改的東西不多,但是有個(gè)別的嘉賓的心理素質(zhì)不好,一旦發(fā)現(xiàn)ppt不對(duì),會(huì)直接在臺(tái)上發(fā)懵,或者將問題公開化,“PPT放錯(cuò)了,主辦方能不能給我換一下”,這時(shí)候會(huì)極度尷尬。
③體積:把PPT盡量體積小一點(diǎn)防止死機(jī),如果里面有視頻的,記得把視頻摘出來(lái),單獨(dú)再存一份,在活動(dòng)進(jìn)行中,注意和嘉賓提前約定信號(hào),萬(wàn)一發(fā)生操作失誤,在臺(tái)上直接發(fā)信號(hào)“麻煩工作人員幫我播放下視頻”,這樣完全不影響整個(gè)會(huì)議的流程,整個(gè)對(duì)觀眾來(lái)說(shuō),體驗(yàn)是無(wú)損的。
④內(nèi)容:一定要有干貨,有方法論,特別是可以反復(fù)使用,可以遷移的,比如一些數(shù)據(jù),對(duì)行業(yè)前沿的分析和展望,個(gè)人固有的成功經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和升華,過(guò)去走過(guò)的一些彎路和坑是非常重要的,但會(huì)被別人所忽略的一些細(xì)節(jié)。
⑤金句:這些既叫金句又叫拍照點(diǎn),就是大家為什么有些人講到某一個(gè)程度的情況下,大家都情不自禁拿出手機(jī)拍照,可能是情感上的共鳴,可能是信息含量大,短時(shí)間內(nèi)難以消化,或者是一句很有哲理的人生格言非常適合發(fā)朋友圈,也或者是一個(gè)思維模型,很多人會(huì)拍照留存,從而形成二次傳播。
5、演講時(shí)長(zhǎng)
有的嘉賓參加大會(huì)經(jīng)驗(yàn)比較少,之前明明約定了20分鐘演講時(shí)間,也敲定了演講主題和大綱,但是他扔過(guò)來(lái)一個(gè)60頁(yè)P(yáng)PT,此時(shí)需要和對(duì)方溝通下,問題在哪里,把PPT 的邏輯框架整理出來(lái),大幅刪減,在這一步就控制時(shí)長(zhǎng),另外在現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行中,也有倒計(jì)時(shí)屏幕、倒計(jì)時(shí)牌、背景音樂等信號(hào)來(lái)提示嘉賓注意時(shí)間,控制好活動(dòng)的節(jié)奏。
6、嘉賓接待
嘉賓的機(jī)票酒店、接送機(jī)、住宿、用餐、短信通知、參與通知、迎來(lái)送往、嘉賓禮品,實(shí)際上這些東西都很細(xì)的,不要一個(gè)一個(gè)細(xì)節(jié)去通知,要學(xué)會(huì)“湊整”,我們一般會(huì)給嘉賓兩個(gè)文檔,第一個(gè)文檔主要前期對(duì)接的時(shí)候使用,需要嘉賓提交什么資料以及deadline,需要嘉賓做的事情等,確認(rèn)演講主題、大綱,以及提交PPT等。第二個(gè)文檔主要就是后期嘉賓的機(jī)酒、接送機(jī)、酒店入住、用餐、彩排、就坐的位置、上場(chǎng)次序、PPT是否對(duì)外等細(xì)節(jié)。
7、嘉賓彩排
彩排很重要的,即使嘉賓到了之后沒有特別長(zhǎng)的時(shí)間,哪怕有五分鐘,都非常管用。
①熟悉場(chǎng)地:位置大致在哪里?知道上臺(tái)口從哪上,然后需要要站在哪個(gè)地方,定位點(diǎn)、拍照點(diǎn)在哪里?是手持麥克還是頭戴?
②提示器的位置與倒計(jì)時(shí):告知有提示器,然后防止嘉賓回頭看屏幕,并告訴在哪個(gè)地方,明天會(huì)有一個(gè)志愿者舉牌子,提示倒計(jì)時(shí),注意信號(hào)提示。
③上場(chǎng)通知:一般采用原則是上一個(gè)候一個(gè),通知一個(gè),可以就近在控臺(tái)的位置,安排沙發(fā),讓嘉賓提前候場(chǎng),提前配置好頭戴,并告知一些注意事項(xiàng),并加油鼓氣等。
1、搭建商的選擇
專業(yè)、靠譜。和專業(yè)人做事能省去很多的精力和心血,專業(yè)靠譜,怎么評(píng)估,第一看過(guò)去,要看案例,第二在溝通的過(guò)程中看對(duì)方的專業(yè)程度和態(tài)度。雙方有一個(gè)磨合的過(guò)程,最好能和一個(gè)公司長(zhǎng)期的合作,知道你的訴求,做事風(fēng)格。
2、搭建方案
這個(gè)涉及因素較多,在這里不再展開,主要就是大屏、舞臺(tái)、燈光、展位、外場(chǎng)簽到、互動(dòng)空間、采訪間等等。
1、招商原則
一句話,廣撒網(wǎng),重點(diǎn)捕魚。一般承諾80%,后續(xù)給到30%驚喜,前期稍稍收一點(diǎn),不要為了招商而做出不切實(shí)際的承諾,不然事后容易起糾紛。
客戶的核心訴求必須想辦法滿足,然后滿足不了的話提前說(shuō)清楚,客戶能接受的話繼續(xù)往下談,客戶接受不了可以就此打住,或平衡各方利益,各退一步。
2、客戶來(lái)源
①把握熱點(diǎn)、新的機(jī)會(huì)。比如今年短視頻直播電商比較火,如果舉辦一個(gè)關(guān)于短視頻直播的大會(huì),這些公司肯定有訴求,想要在行業(yè)大量的曝光,這樣的話這個(gè)活動(dòng)中能提供的價(jià)值和他們的需求就是一個(gè)契合點(diǎn),形成了一個(gè)鏈接,那么這就有可能成為你的客戶。
②每年做的一些活動(dòng),那么留下來(lái)一些客戶,實(shí)際上這些客戶是有可能產(chǎn)生復(fù)購(gòu)的。這些客戶要重點(diǎn)維持維護(hù)。
③行業(yè)競(jìng)品類公司,都有哪些贊助商,對(duì)方說(shuō)不定可能會(huì)有同樣的需求,因?yàn)檎麄€(gè)的用戶人群是比較一致的,等于對(duì)方為你指明了一條道路。
3、整合資源
要去整合資源,活動(dòng)贊助分兩塊,一個(gè)是本身活動(dòng)資源,比如一些線下的展位、現(xiàn)場(chǎng)的視頻輪播、上臺(tái)演講、參與圓桌、頒獎(jiǎng)、主持人口播,等等一些和現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)的信息。另外一塊是公司資源,很多公司把廣告位推廣、信息流等全部打包賣給客戶,總之,挖掘客戶需求,在能力范圍之內(nèi)去滿足。
1、用戶畫像
你想要吸引的用戶他是誰(shuí)?他在哪個(gè)地方?通過(guò)什么樣的渠道去觸達(dá),又如何才能吸引他?
2、媒體合作
傳播的方案要形成一個(gè)文件。A套餐、B套餐、C套餐,明確我能夠提供哪些?然后對(duì)方會(huì)根據(jù)你的資源去匹配。明確自己的資源、能鏈接的資源,找別人之前,想一想別人憑什么會(huì)幫我,我能提供給別人什么權(quán)益,最終雙方要達(dá)到共贏才行,不然偶發(fā)性幫忙是暫時(shí)的,不長(zhǎng)久。
3、它山之石可以攻玉
已報(bào)名觀眾,可以使用一些工具批量生成個(gè)性化的朋友圈海報(bào),方便對(duì)方曬朋友圈,這樣也可以匯聚來(lái)零散的個(gè)人朋友圈流量,雖然量不大,但是轉(zhuǎn)化率相對(duì)較高。
4、微信群:紅包炸群、群冠名,活絡(luò)群主
這點(diǎn)比較簡(jiǎn)單,不再贅述,重點(diǎn):引起注意,否則白搭。
5、活動(dòng)平臺(tái)——活動(dòng)行
國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的活動(dòng)科技服務(wù)平臺(tái),活動(dòng)發(fā)布、活動(dòng)推廣、渠道追蹤、數(shù)據(jù)分析、批量生成海報(bào)(邀請(qǐng)函)、等都可以在平臺(tái)完成,另外還可以根據(jù)品牌個(gè)性化的推廣需求定制大會(huì)H5、小程序、APP。
1、門票免費(fèi)or收費(fèi)
收費(fèi)門票,增加一個(gè)收入的同時(shí),也可以提高報(bào)名門檻。觀眾的的質(zhì)量更高一點(diǎn),但是考慮主辦方影響力、嘉賓咖位、所在地消費(fèi)能力、話題熱度等,免費(fèi)的活動(dòng)很容易招募,但是到場(chǎng)率也沒辦法控制,另外免費(fèi)的活動(dòng)容易受到外界環(huán)境的一些影響,一般來(lái)說(shuō)大概在50—70%左右,如果辦500人活動(dòng),全部免費(fèi)的,如果到場(chǎng)率按照50%來(lái)算,至少要一千人才能保證這個(gè)活動(dòng)到場(chǎng)500人。
2、簽到時(shí)間與簽到工具
簽到時(shí)間如果放在上午,比如9點(diǎn)開始,8點(diǎn)半之前簽到的人很少,高峰期是9點(diǎn)到9點(diǎn)半這個(gè)時(shí)間?;顒?dòng)臨近開場(chǎng)的時(shí)間,才是簽到高峰期,短時(shí)間內(nèi)巨大人流量涌來(lái),會(huì)產(chǎn)生很多問題,需要提前預(yù)防。要思考:簽到的空間是否開闊,簽到通道設(shè)置、簽到的流程是否合理,簽到的效率如何,簽到的人員有無(wú)經(jīng)過(guò)培訓(xùn),簽到工具測(cè)試,簽到的物料準(zhǔn)備是否到位等這些因素都會(huì)影響簽到的進(jìn)程,處理不好都會(huì)導(dǎo)致后面的人怨聲載道,會(huì)影響活動(dòng)開場(chǎng)和用戶體驗(yàn)?,F(xiàn)場(chǎng)一定要有個(gè)人敢于拍板,敢于承擔(dān)責(zé)任,當(dāng)機(jī)立斷,不要優(yōu)柔寡斷,快速處理問題。
1、抓大放小
所有流程彩排三遍以上,讓相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)這個(gè)活動(dòng)的流程非常熟悉,如搭建方、主持人、控臺(tái)方、兼職負(fù)責(zé)人、禮儀負(fù)責(zé)人等環(huán)節(jié)的參與者,如果不能實(shí)現(xiàn),也要讓對(duì)方知道自己負(fù)責(zé)的環(huán)節(jié)大概的時(shí)間節(jié)點(diǎn),以及有問題找誰(shuí)處理。
所有的錦上添花,是來(lái)自于平常的準(zhǔn)備,現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行中不要臨場(chǎng)發(fā)揮?;顒?dòng)現(xiàn)場(chǎng)能把準(zhǔn)備好的東西做出來(lái)就可以了,現(xiàn)場(chǎng)會(huì)有各種各樣難以預(yù)料的各種意外的情況出現(xiàn),要抓大放小,穩(wěn)定優(yōu)先,解決關(guān)鍵問題,次要問題如果有精力再處理,否則先擱置。
2、風(fēng)險(xiǎn)管理
從開始的報(bào)備到場(chǎng)地、嘉賓、觀眾、設(shè)備,實(shí)際上很多意外,剛才大家說(shuō)有一個(gè)“放”的過(guò)程,一個(gè)“收”的過(guò)程,在“放”和“收”的過(guò)程中,多條線都有各種各樣的風(fēng)險(xiǎn),比如說(shuō)某個(gè)嘉賓同意來(lái),但是臨時(shí)又來(lái)不了;比如說(shuō)一千人的場(chǎng)子,報(bào)名量不夠怎么辦?然后怎么去算?現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備突然出現(xiàn)問題怎么辦?
要應(yīng)對(duì)這些潛在的風(fēng)險(xiǎn),在活動(dòng)的前期,肯定要拆解各個(gè)環(huán)節(jié),分析關(guān)鍵要素,做預(yù)備方案,不斷演練,將問題重現(xiàn),場(chǎng)景化,然后設(shè)計(jì)解決方案,把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。風(fēng)險(xiǎn)不可以杜絕,但是可以降低。
所有活動(dòng)每次都要復(fù)盤,查漏補(bǔ)缺,也是“擇其善者而從之,擇其不善者而改之”,借鑒的看,好的繼續(xù)發(fā)揚(yáng),不好就摒棄,這也是內(nèi)部之間相互激勵(lì),,相互學(xué)習(xí),不斷完美化的一個(gè)過(guò)程。
這里有個(gè)原則“PDCA”,又稱“戴明環(huán)”,是一個(gè)質(zhì)量控制流程,P是計(jì)劃,C是檢查,D是執(zhí)行,A是復(fù)盤,做之前先思考計(jì)劃,做的過(guò)程中不斷優(yōu)化迭代,最后不斷改進(jìn)反思并繼續(xù)下一個(gè)循環(huán)。所有東西,開會(huì)一定要有人專人記錄,形成白紙黑字,不斷的留存,不斷的積累,逐漸形成SOP手冊(cè),也可以作為內(nèi)部的培訓(xùn)教材。
這可能是史上最全的大型活動(dòng)操盤指南,每個(gè)成功活動(dòng)的背后都是事無(wú)巨細(xì),都是不厭其煩,都是細(xì)致入微,但是“紙上得來(lái)終覺淺,絕知此事要躬行”,這些經(jīng)驗(yàn),還是要在實(shí)踐中運(yùn)用出來(lái),愿你也能做出成功的大活動(dòng)!
工作日 8:30-12:00 14:30-18:00
周六及部分節(jié)假日提供值班服務(wù)